Przeprowadzanie modernizacji wiąże się z szeregiem niebezpieczeństw w obszarach: formalno-prawnym, planowania i rozliczania inwestycji, budżetowania, realizacji oraz zabezpieczania eksploatacji, które mogą mieć wpływ na płynność prowadzonych zmian, jak i jakość efektu końcowego.

Na każdym etapie pojawiają się innej natury niebezpieczeństwa i wymagają doświadczenia, wiedzy oraz odpowiedniego działania, ażeby z tylko niebezpieczeństw nie powstały aż problemy.

Na co trzeba szczególnie zwracać uwagę
Bardzo ważne jest, aby w sposób rzetelny i wierny dokonać oceny stanu faktycznego systemów placówki w kontekście wszystkich segmentów stanowiących o sprawności jego funkcjonowania przed podjęciem decyzji o rozmachu i zakresie modernizacji.
Pozwoli to na wiarygodne przygotowanie danych niezbędnych do odpowiedniego oszacowania potrzeb, nakładów i kosztów, zaplanowania terminowości frontu działań, a także przygotowania ramowego projektu działań.

Bardzo ważne jest odpowiednie zadbanie o poprawność i przestrzeganie procedur oraz zgodność formalno-prawną przygotowywanych posunięć.

Szczególnie w zakresie przygotowywania aplikacji oraz wniosków, tworzenia SIWZ oraz warunków przetargów, sposobu i efektywności selekcji dostawców urządzeń i rozwiązań, czy wreszcie tego co jest pietą achillesową wszystkich placówek ZOZ – tworzenie umów i porozumień, popełniane są największe błędy skutkujące koniecznością podejmowania działań, które zawsze kosztują podwójnie.

Umowy tworzone są zazwyczaj bez zachowania poszanowania i zabezpieczenia interesów placówki ZOZ. Dotyczy to zarówno umów na dostawy sprzętu jak i oprogramowania, wdrożenia i opiekę. W przypadku oprogramowania w minimalnym stopniu uwzględniane są korzyści placówek oraz poeksploatacyjna przyszłość personelu i infrastruktury.

W zakresie wdrażania i szkoleń personelu w zakresie oprogramowania, istnieją liczne przykłady potwierdzające brak odpowiednio zabezpieczonych zapisów, które w swoim efekcie wymuszają na placówkach ponoszenie dodatkowych znacznych kosztów związanych z niedostatecznym zabezpieczeniem interesów ZOZ. Trzeba bardzo skrupulatnie przygotować umowy przed podjęciem realizacji właściwej wdrożenia systemu, czy oprogramowania. Umowa to jest baza, która w najbliższym czasie okaże się wybawieniem wobec praktyk, jak często stosowanych przez firmy biorące udział w pogoni za kontraktem.

Każda umowa jest inna tak jak charakterystyka działalności oraz potrzeby i ścieżki modernizacji w danej placówce. Tak więc nie należy stosować „gotowców” jako podwalina i asekuracja Waszych pieniędzy i powodzenia.

W przypadku zawierania UMÓW, POROZUMIEŃ dotyczących sprzedaży, współpracy, wdrożeń, czy opieki każdy ZOZ może zwrócić się do IGMP o przygotowanie stosownych tekstów oraz uczestnictwo Izby w procesie negocjacji warunków. W takim przypadku IGMP wyznaczy podmiot lub/oraz eksperta, który zgodnie ze swoją wiedzą i doświadczeniem wraz z autoryzacją IGMP zajmie się przeprowadzeniem wszystkich niezbędnych procesów w tym zakresie.

Bardzo ważne jest, aby zwracać uwagę na jakość materiałów oraz prac realizacyjnych (instalacje, urządzenia-parametry) wykonywanych przez wykonawców. Nadzór oraz monitorowanie postępów prac muszą być prowadzone bardzo skrupulatnie i z zachowaniem szczególnej czujności przez osoby mające doświadczenie i wiedzę. W innym wypadku placówka odbierze dzieła, które będą długimi miesiącami tworzyły ciągnący się nieprzerwanie maraton usterek i napraw, za które dodatkowo trzeba będzie jeszcze zapłacić.

Tym, co jest kluczowe dla funkcjonowania placówki po wprowadzeniu modernizacji to poziom zabezpieczenia eksploatacyjnego i wsparcia producentów oraz dostawców. Trzeba szczególną uwagę zwrócić na umowy i formy zabezpieczenia współpracy poinstalacyjnej oraz powdrożeniowej.

Po zakończonym procesie instalacyjnym placówka „budzi się” w nowej rzeczywistości. Trzeba wszystko zrobić, aby zabezpieczyć tę przyszłość zarówno, co do sprawności urządzeń i infrastruktury, jak i aktualizacji oprogramowania.

Proces modernizacji wiąże się z wieloma niebezpieczeństwami, ale są już na rynku uczciwi eksperci i wyspecjalizowane firmy, znające specyfikę prowadzenia modernizacjii, posiadające  wystarczająco wysokie kompetencje, aby podjąć się działąń gwarantujących powodzenie.

I właśnie tutaj IGMP intensyfikuje swoje działania, aby asekurować i przeprowadzić każdą placówkę służby zdrowia przez „wzburzone” wody wielkiego przedsięwziecia.