3. Kadry
4. Płace


Oprogramowanie Zarządzające jest jednym z filarów funkcjonowania w każdej placówce ZOZ.
To od oprogramowania Części Szarej, jak się potocznie nazywa część administracyjną każdego zakładu służby zdrowotnej zależą:

- płynność finansowa,
- budżetowanie i planowanie,
- zarządzanie ryzykiem,
- koordynacja inwestycji,
- rozliczenia pracowników,
- gospodarka materiałowa i magazynowa,
- dystrybucja leków oraz środków,
- zarządzanie zasobami ludzkimi,
                   oraz
- koordynacja rozliczeń usług i świadczeń

W celu pozyskania takiego narzędzia konieczne jest uruchomienie procedur i stworzenie określonych dokumentów. Do najważniejszych z nich należą SIWZ, zestaw wymagań sprzętowych i funkcjonalnych oraz umowy.
Przygotowywanie dokumentów SIWZ ma zastosowanie szczególnie w przypadku procedury przetargowej stosowanej wszędzie tam, gdzie jest taki wymóg.

Konstrukcja SIWZ-u powinna spełniać jednak nie tylko wymogi nałożone nań przez ustawodawcę, ale przede wszystkim powinny znaleźć się w nim wszystkie wymagania, które wynikają z potrzeb i charakteru działalności danej placówki. Stanowią one o przydatności i stopniu funkcjonalności rozwiązań, z których będzie korzystał personel ZOZ-u czyli w konsekwencji stanowi o jakości zarządzania placówką.

Identyfikacja odpowiednich oraz dokładnych potrzeb przedstawionych w formie wymagań wobec potencjalnych producentów musi zostać przygotowana w formie pisemnej i stanowić punkt wyjściowy przy rozpatrywaniu produktów oraz rozwiązań poszczególnych dostawców. 

Nie można tutaj zapomnieć o decydującej roli umów oraz porozumień w kontekście wdrażania rozwiązań oraz wsparcia eksploatacyjnego i po instalacyjnego, których warunki powinny znaleźć się w treści tychże dokumentów.

Poniżej przedstawiamy wybrane wymagania, które powinno spełniać oprogramowanie w każdej domenie Części Szarej.


Finanse - Księgowość
Oprogramowanie powinno umożliwiać kompletną obsługę finansowo-księgową przedsiębiorstwa.
Podstawowe pożądane funkcjonalności oprogramowania to m.in.:

  1. Obsługa firm … ,
  2. Kartoteka kontrahentów…,
  3. Prowadzenie kont księgowych …,
  4. Raporty kasowe KP i KW …,
  5. Bilansu otwarcia …,
  6. Wystawianie przelewów …,
  7. Możliwość generowania przelewów …,
  8. Elastyczne szablony księgowania …,
  9. Możliwość śledzenia stanu rozrachunków …,
10. Ewidencja i wystawianie not odsetkowych …,
11. Możliwość ewidencji planu i wykonania  …,
12. Elastyczność systemu …,
13. Dostępność standardowych raportów …,
14. Możliwość prowadzenie rozliczeń gotówkowych z kontrahentami  …,
15. Możliwość wystawiania wezwań …,
16. Możliwość zaciągania plików …,


Kadry
Oprogramowanie powinno realizować postanowienia ustaw oraz  umożliwiać
kompletną obsługę kadr.

W zakresie ustaw:
                            1. Emerytalnej wraz z przepisami wykonawczymi,
                            2. Ustawy o Ochronie Danych Osobowych wraz z
                                przepisami wykonawczymi

Podstawowe pożądane funkcjonalności oprogramowania to m.in.:

1. Możliwość zdefiniowania struktury …,
2. Możliwość wprowadzania słowników …,
3. Możliwość rozbudowania kartoteki …,
4. Możliwość wprowadzania …,
5. Możliwość nadawania uprawnień …,
6. Możliwość wprowadzania historii zatrudnienia …,
7. System musi być zaopatrzony w druki umów …,
8. Możliwość prowadzenia ewidencji …,
9. Możliwość ewidencjonowania firm …,


Płace 
Oprogramowanie powinno realizować postanowienia ustaw oraz  umożliwiać kompletną obsługę płac.

W zakresie ustaw:
1. Emerytalnej wraz z przepisami wykonawczymi,
2. Ustawy o Ochronie danych Osobowych wraz z przepisami wykonawczymi,
3. Ustawy o Rachunkowości.

Podstawowe pożądane funkcjonalności oprogramowania to m.in.:

  1. Kartoteka osobowa powinna być oparta na module kadrowym …,
  2. Możliwość rozliczenia czasu pracy …,
  3. Możliwość prowadzenia pełnej kartoteki świadczeń …,
  4. Wspólna z kadrami możliwość ewidencjonowania …,
  5. Naliczanie składek ZUS …,
  6. Możliwość wprowadzenia wszystkich danych …,
  7. Możliwość definiowania skali podatkowej …,
  8. Możliwość wydruku deklaracji …,
  9. Możliwość zdefiniowania dowolnej ilości wariantów …,
10. Możliwość dostosowania raportów …,
11. Możliwość obsługi przelewów …,
12. Możliwość generowania rozdzielnika …,
13. Możliwość ewidencji wszystkich świadczeń …,


Środki Trwałe
Oprogramowanie powinno umożliwiać kompletną obsługę środków trwałych, jak również przeprowadzanie inwentaryzacji.
Podstawowe pożądane funkcjonalności oprogramowania to m.in.:

  1. Prowadzenie kartoteki …,
  2. Ewidencjonowanie zmian na środkach …,
  3. Prowadzenie planu amortyzacji …,
  4. Przeprowadzanie częściowych lub całkowitych likwidacji …,
  5. Prowadzenie amortyzacji …,
  6. Prowadzenie rezerw …,
  7. Możliwość naliczania …,
  8. Automatyczne przygotowanie  …,
  9. Wspomaganie prowadzenia inwentaryzacji …,
10. Rozliczanie inwentaryzacji …,
11. Elastyczny system drukowania …,


Gospodarka Materiałowa
Oprogramowanie powinno umożliwiać kompletną obsługę magazynów i ewidencję dokumentów.
Podstawowe funkcjonalności oprogramowania to m.in.:

1. Elastyczna kartoteka materiałowa …,
2. Śledzenie stanów minimalnych …,
3. Ewidencja dokumentów …,
4. Możliwość definiowania …,
5. Elastyczny system drukowania …,


Karta Pracy - Rejestracja Czasu Pracy (RCP) personelu medycznego
Oprogramowanie powinno umożliwiać kompletną obsługę i rejestrację czasu pracy pracowników przedsiębiorstwa.
Podstawowe pożądane funkcjonalności oprogramowania to m.in.:

1. Program powinien klasyfikować godziny …,
2. Musi być możliwość zmiany miesięcznych norm czasu pracy …,
3. Oprogramowanie musi dawać możliwość zmiany algorytmu rozliczającego czas pracy,
4. Musi być możliwość skopiowania danych pracowników …,
5. Musi dawać możliwość rejestracji wejścia i wyjścia …,
6. Musi istnieć obsługa czytników …,
7. Rejestrowanie dla celów rozliczenia czasu pracy …,
8. Musi umożliwiać rozliczenie dla każdego pracownika …,
9. Klasyfikacja czasu pracy musi odbywać się automatycznie …,
10. Kalendarze muszą określać harmonogram pracy …,
11. Przy tworzeniu kalendarzy pracy dla pracowników …,
12. Musi istnieć możliwość wprowadzenia absencji godzinowych …,
13. Musi istnieć możliwość szybkiego wprowadzenia absencji dla wybranych
      pracowników ...,
14. Musi być możliwość wprowadzania charakterystyki absencji …,
15. Musi umożliwiać wprowadzanie limitów …,
16. Musi istnieć możliwość ustawiania trybów rejestracji czasu pracy …,
17. Musi istnieć możliwość wykorzystania dowolnej ilości typów rozliczeń …,
18. Musi istnieć możliwość eksportu raportów …,